Kako pronaći uzroke zaliha?

Prošle smo godine započeli seriju članaka koji opisuju načine za optimizaciju zaliha. Na početku ovog članka želio bih naglasiti dvije stvari vezane uz zalihe.

Prvo, iako je ova aktivnost bitna i u mirnodopskom razdoblju, još je važnija u vrijeme krize. U vrijeme recesije poslovično se bavimo smanjenjem troškova jer se i prihodi smanjuju, a zalihe su jedan od glavnih generatora troškova kao i (de)generator gotovine.

Drugo, ako mislite da ste sami u ovim problemima – niste! Nisam siguran da će vas jako utješiti ova činjenica, ali većina malih kompanija i velikih korporacija muči se s problemom prevelikih zaliha

Autor: Antonio Zrilić, osnivač kompanije Logiko d.o.o.

Evo primjera kompanije Mondelēz International, jednog od najvećih proizvođača grickalica.

Iako su im prihodi porasli u doba pandemije zbog velikog porasta potražnje za njihovim slavnim keksima kao što su Oreo, Belvita, Lu, Triscuit i Wheat Thins (koji im donose oko 45 posto prihoda), kompanija je shvatila da život nije crno-bijel poput Orea pa su im uz prihode porasli i troškovi. Iz tog je razloga ovaj slatki div odlučio napraviti čistku među svojim proizvodima, i to takvu nakon koje čak četvrtina proizvoda neće preživjeti. To ne znači nužno da će ugasiti brandove, nego će ukloniti pojedine okuse i pakovanja proizvoda.

Kao što vidimo iz navedenog primjera, optimizacija zaliha legitimna je borba ne nužno za manje, već za efikasnije zalihe. Jedan od najčešćih uzroka zaliha je prevelik i preširok asortiman. Asortiman se širi u doba rasta jer se želi zadovoljiti svaka želja naših kupaca do te mjere da kupcima želimo zadovoljiti i one želje koje oni nisu imali.

U prethodnim smo člancima govorili o analizi asortimana i zaliha, o definiranju politike zaliha te o načinima rješavanja mrtvih zaliha. Međutim, istovremeno s akcijom rješavanja postojećih mrtvih zaliha jako je bitno ono što ja zovem – zaustaviti krvarenje. Kad u bolnicu na hitan prijem dođe unesrećenik koji krvari, prva liječnikova aktivnost je potraga za izvorom krvarenja. Ako se ne pronađe izvor krvarenja, bez obzira na to što učinili, pacijent može umrijeti od gubitka krvi.

Ako se prebacimo u sportski rječnik, nema tog napada koji može dati više golova nego što loša odbrana može primiti. Koliko god dobro igrali u napadu, ako nam je loš golman, svaki udarac na gol znači zgoditak. Sport je jednostavan. Moramo pokušati dati više golova nego što ih primimo.

Tako je i kod upravljanja zalihama – moramo imati veći odljev nego priljev zaliha. To opet znači da moramo što prije pronaći i ukloniti uzroke, tj. saznati zašto je došlo do viška zaliha i zašto su se one pretvorile u nekurentne ili, ne daj Bože, mrtve zalihe, kako bismo zaustavili njihovo gomilanje u budućnosti. Pravi je izazov, međutim, pronaći prave uzroke viška zaliha pa ćemo pokušati nešto reći o tome koji su najčešći uzroci nekurentnih zaliha, ali najprije kako ih pronaći.

 Pitajte!

U današnje doba brzog načina života često smo u situaciji da se nalazimo u nepoznatom okruženju (gradu, zemlji i sl.). Znam da postoje kompasi, karte, GPS i razna druga tehnološka pomagala za kretanje po nepoznatom kraju i priznajem da sam jedan od onih koji se služe svim modernim čudima tehnike kako bih došao od tačke A do tačke B. Međutim, ponekad (i to u najnezgodnijem trenutku) tehnika zakaže ili nas jednostavno zavede na pogrešan trag. Moja supruga, naprotiv, ne koristi nikakva čuda tehnike, nego kad se izgubimo tražeći neku ulicu, ona jednostavno – pita. Pita nekog prolaznika ili stanara, pita ih više jer neki su također stranci, ili jednostavno ne znaju pokazati put. Ponekad su upute prekomplicirane pa za upute pita u etapama – kada stignemo do mjesta koje prepoznamo iz uputa, ona opet pita za dalje. I tako dok ne stignemo na odredište.

Kakve to veze ima sa zalihama?

Najjednostavniji način da saznate zašto se nešto događa u vašoj organizaciji jest da pitate one koji u njoj rade i djeluju. Ako tražite rješenja nekog problema ili uzroke zašto se nešto događa, imate na raspolaganju vrlo sofisticirane, tehnološki dobro potkovane analitičke metode (koje su pritom vjerojatno i skupe). Međutim, isto tako možete se poslužiti i jednostavnom i vrlo jeftinom metodom, a to je da pitate svoje zaposlenike – one koji se svakodnevno suočavaju s tim problemima. Često se događa da kada pitate radnika na mašini kako se proces koji on obavlja već godinama može poboljšati, da bude efikasniji i produktivniji, dobijete nekoliko instant-rješenja koja zaista „drže vodu“. I ako ga pitate zašto dotad već nije implementirao ta rješenja, vjerovatno ćete dobiti odgovor: „Pa niko me nije pitao!“ Pitajte, dakle!

Kroz vrijeme su dizajnirane i usavršavane razne jednostavne metode za rješavanje problema. Odgovor o uzrocima viška zaliha možete dobiti kroz provođenje jednostavne ankete koja, uz malo moderiranja, može biti provedena na internoj radionici na kojoj bi trebali sudjelovati svi oni koji imaju bilo kakve veze sa zalihama (nabava, prodaja, proizvodnja, logistika, financije…).

Dijagram riblje kosti

Jedna od vrlo efikasnih metoda za pronalaženje uzroka raznih problema i načina njihovih rješavanja je tzv. Ishikawa dijagram nazvan po njegovu autoru. On također dolazi pod mnogim drugim nazivima: dijagram uzroka i posljedice (engl. The Cause and Effect diagram) ili dijagram riblje kosti (engl. Fishbone diagram), ali, općenito, odnose se na isti alat za rješavanje problema. Dr. Kaoru Ishikawa – cijenjeni stručnjak kvalitete, dao je ime ovom jednostavnom, ali učinkovitom alatu za rješavanje problema.

Zašto koristiti dijagram uzroka i posljedice?

Ako želite otkriti korijen uzroka problema i želite na strukturiran način voditi tim kroz proces rješavanja problema, onda je dijagram uzroka i posljedice za vas. Ovaj alat omogućava timu da detaljno identificira, istraži i prikaže sve moguće uzroke, a na kraju iznjedri i krajnji korijen problema, što je zapravo i osnovni cilj ove metodologije?