Compliance program kompanijama pomaže da zaposleni rade ispravno, jer se ispravno ponašanje ne postiže samo pravilnicima i obukama, nego sistemom i kulturom koju organizacija svakodnevno gradi.
Ispravan rad nije osobina, nego rezultat kulture
U poslovnom i compliance okruženju ispravan rad ne znači samo „uraditi posao“, nego uraditi ga na način koji je:
- zakonit – u skladu s važećim propisima;
- etičan – u skladu s vrijednostima organizacije;
- odgovoran – uz preuzimanje odgovornosti za odluke i posljedice;
- transparentan – bez prikrivanja informacija ili zaobilaženja procedura;
- savjestan i stručan – uz primjenu potrebnog znanja i pažnje.
Drugim riječima, ispravan rad podrazumijeva donošenje i provođenje odluka koje nisu samo dozvoljene, nego i ispravne sa stanovišta integriteta organizacije. Većina kompanija želi upravo zaposlene koji rade ispravno. Međutim, „raditi ispravnu stvar“ nije osobina koju ljudi automatski donose sa sobom na posao, nego rezultat kulture koju organizacija svakodnevno gradi.
Problem je u tome što mnoge kompanije polaze od pogrešne pretpostavke da će donošenje pravilnika, kodeksa ponašanja ili nekoliko obuka godišnje biti dovoljno. Ipak, to nije slučaj. Zaposleni svoje ponašanje ne oblikuju na osnovu onoga što piše u dokumentima, nego na osnovu onoga što vide oko sebe.
Da li menadžeri poštuju ista pravila kao i ostatak tima? Da li se neetično ponašanje toleriše kada dolazi od „važnih“ ljudi? Mogu li zaposleni bez straha postaviti pitanje ili prijaviti problem? Odgovori na ta pitanja oblikuju organizacionu kulturu znatno više nego bilo koji pravilnik, procedura ili kodeks ponašanja.
Ako kompanije žele da ljudi rade ispravnu stvar, trebaju početi tako što će im to omogućiti. Pravila moraju biti jasna, jednostavna i primjenjiva u svakodnevnom radu, a očekivanja razumljiva. Kada zaposleni nisu sigurni šta je ispravno, trebaju znati kome da se obrate i dobiti podršku, a ne kritiku.
Jednako je važno da organizacija nagrađuje način rada (How), a ne samo rezultate (What). Kada zaposleni vide da se poštovanje pravila, odgovornost i etičko ponašanje zaista cijene, mnogo je veća vjerovatnoća da će ih i sami usvojiti.
Presudnu ulogu imaju lideri, jer ljudi mnogo pažljivije prate postupke rukovodilaca nego njihove poruke. Lider koji svojim primjerom pokazuje odgovornost, transparentnost i dosljednost postavlja standard za cijelu organizaciju. Takva kultura usklađenog i ispravnog rada ne nastaje preko noći, nego se gradi svakom odlukom, svakim razgovorom i svakim primjerom koji organizacija šalje svojim ljudima.
Ljudi svakodnevno donose stotine odluka pod pritiskom rokova, poslovnih ciljeva i očekivanja tržišta. U takvom okruženju nije dovoljno zaposlenima reći da rade „ispravnu stvar“, nego je potrebno jasno definisati šta to znači i kako se primjenjuje u praksi. Zato se umjesto pitanja šta trebaju promijeniti zaposleni treba pitati šta treba promijeniti organizacija kako bi im ispravno ponašanje bilo najlakši i najprirodniji izbor.
Najzreliji poslovni sistemi ne ocjenjuju se po broju napisanih politika, nego po tome u kojoj mjeri utiču na ponašanje ljudi i kvalitet poslovnih odluka. Za to je potrebno izgraditi sistem. On počinje razumijevanjem rizika, nastavlja se kroz jasna pravila, vidljivu podršku lidera, edukaciju i otvorenu komunikaciju, a svoju vrijednost dokazuje mjerenjem rezultata i kontinuiranim unapređenjem.
To nije administrativna obaveza niti skup politika koje se koriste samo tokom revizija ili regulatornih kontrola. Cilj sistema je da pomogne ljudima prepoznati rizike, razumjeti očekivanja i donositi ispravne odluke u svakodnevnom radu.
Sedam ključnih faza compliance programa
Takav sistem se u praksi najčešće naziva compliance program, iako njegova suština ne zavisi od formalnog naziva, nego od postojanja i dosljedne primjene ključnih elemenata sistema usklađenosti u korporativnom upravljanju. Obično prolazi kroz nekoliko ključnih faza.
1. Razumijevanje rizika. Svaki efektivan compliance program počinje procjenom rizika. Koji su regulatorni, etički i poslovni rizici najznačajniji za kompaniju? Gdje postoje najveće izloženosti? U kojim procesima i funkcijama je najveća vjerovatnoća kršenja propisa ili internih pravila? Bez odgovora na ta pitanja organizacije često ulažu resurse u oblasti koje nisu prioritet.
2. Definisanje okvira i očekivanja. Nakon identifikacije rizika potrebno je uspostaviti jasna pravila igre. To podrazumijeva definisanje kodeksa ponašanja, ključnih politika i procedura, odgovornosti rukovodilaca i zaposlenih, kao i standarda koje organizacija očekuje od svakoga. Cilj nije kreiranje velikog broja dokumenata, nego stvaranje jasnih i razumljivih smjernica za donošenje odluka.
3. Uključivanje lidera. Ni najbolji program neće zaživjeti bez podrške poslovnog rukovodstva. Zaposleni mnogo pažljivije posmatraju ponašanje lidera nego sadržaj politika. Kada rukovodstvo dosljedno pokazuje da su integritet, transparentnost i odgovornost jednako važni kao i poslovni rezultati, compliance postaje dio organizacione kulture.
4. Edukacija i komunikacija. Pravila imaju vrijednost samo ako ih ljudi razumiju. Zato je neophodno kontinuirano komunicirati očekivanja i organizovati praktične obuke koje zaposlenima pomažu da prepoznaju rizične situacije i pravilno reaguju. Najbolje obuke ne fokusiraju se na propise, nego na stvarne poslovne dileme s kojima se zaposleni susreću.
5. Kanali za pitanja i prijavljivanje. Zaposleni moraju imati mogućnost da zatraže savjet ili prijave potencijalni problem bez straha od odmazde. Kultura povjerenja ne gradi se time što organizacija govori da su vrata otvorena, nego time što zaposleni vide da se pitanja podstiču, a prijavljeni problemi rješavaju ozbiljno i profesionalno.
6. Monitoring i kontinuirano unapređenje. Compliance program nije projekat s krajnjim datumom završetka. Propisi se mijenjaju, poslovanje se razvija, a novi rizici se pojavljuju. Zato se program mora periodično preispitivati, a njegova efikasnost mjeriti i prilagođavati novim okolnostima.
Najuspješnije organizacije ne posmatraju compliance kao kontrolnu funkciju. Vide ga kao alat za donošenje boljih poslovnih odluka, očuvanje reputacije i jačanje povjerenja svih zainteresovanih strana.
7. Mjerenje efikasnosti programa. Ono što se ne mjeri, teško se može unaprijediti. Zato autorica dodaje još jednu, često zanemarenu fazu – mjerenje efikasnosti, jer se upravo tako zna funkcioniše li program. Mnoge organizacije mjere samo aktivnosti, a ne rezultate. Broj održanih obuka, usvojenih procedura ili potpisanih izjava o usklađenosti može biti koristan podatak, ali ne govori mnogo o tome je li se kultura zaista promijenila.
Pravo pitanje, ističe se, nije „Koliko smo aktivnosti proveli?“, nego „Da li zaposleni bolje prepoznaju rizike i donose kvalitetnije odluke?“.
Pokazatelji uspjeha programa
Efikasan program izgradnje sistema usklađenog i ispravnog načina rada, oličen u compliance programu, uključuje jasno definisane pokazatelje uspjeha, kao što su:
- procenat zaposlenih koji su završili obuke i razumjeli ključne rizike;
- broj postavljenih pitanja kroz kanale za dojavu nepravilnosti (otvorene linije, kutije za poruke, direktan kontakt s kolegama zaduženim za prijem prijava);
- broj prijavljenih slučajeva i trendovi njihovog rješavanja;
- rezultati internih kontrola i revizija;
- nivo svijesti zaposlenih o etičkim i regulatornim zahtjevima;
- vrijeme potrebno za rješavanje prijavljenih problema, sporova i primjedbi, kao i složenost tih postupaka;
- procjena kulture integriteta kroz ankete i intervjue sa zaposlenima.
Paradoksalno, povećanje broja pitanja ili prijava često nije znak da program ne funkcioniše. Naprotiv, to može ukazivati na to da zaposleni imaju dovoljno povjerenja da traže savjet ili prijave problem prije nego što rizik preraste u incident.
Dakle, najzreliji poslovni sistemi ne ocjenjuju se po broju napisanih politika, nego po tome u kojoj mjeri utiču na ponašanje ljudi i kvalitet poslovnih odluka. Zato kompanije koje žele da njihovi ljudi rade „ispravnu stvar“ ne trebaju počinjati od pravila, nego od sistema koji će im pomoći da razumiju očekivanja, prepoznaju rizike i donesu ispravne odluke. Upravo to je suština svakog uspješnog sistema, odnosno programa.
